Les secrets de l’organisation d’un événement d'entreprise réussi

Dans le cadre de vos fonctions vous avez pour mission d’organiser les événements de votre service ou de votre entreprise. Ce n’est pas chose aisée à gérer. L’importance des enjeux, la pression du contexte, les délais serrés, les modifications de brief, les protagonistes à motiver, la hiérarchie à convaincre, le matériel nécessaire font que l’organisation d’un événement constitue toujours un challenge plus complexe que l’on aurait pu l’imaginer au départ. Si l’on ajoute que probablement dans la même séquence temps, vous avez d’autres dossiers à gérer qui n’attendent pas et une liste des tâches qui s'allonge, la mise en œuvre peut se révéler très compliquée. Organiser un événement d'entreprise est donc une mission qui va vous prendre du temps et de l’énergie mais c’est un travail assez enrichissant. 

Vous trouverez donc dans cet article toutes les étapes incontournables pour organiser un événement réussi, impactant et qui a du sens… Alors suivez-nous…

Etape 1 :  Définir les objectifs et la cible de votre événement

C’est l’étape primordiale ! Il y a trois questions à se poser :

  1. Qui souhaite t-on inviter ? ou A qui est destiné cet événement ? cible interne : collaborateurs, force commerciale, managers… cible externe : clients, prospects…
  2. Quel est le message à faire passer ?
  3. Quel est l’objectif à atteindre ?

Répondez à ces 3 questions avec le plus de détail possible, cela facilitera la rédaction de votre cahier des charges, l’organisation de votre événement et sa réussite !

Etape 2 : Organiser un événement : l'importance du format et du thème.

1/ Le format

En fonction des objectifs de votre événement et de la cible que vous aurez définis, voici les différents types d’événements possibles. Il faudra bien entendu vérifier avec le lieu que vous sélectionnerez la faisabilité de cet événement et si, la mise en place prévue est possible.

2/ L'importance du thème dans l'organisation d'événement d'entreprise

Si vous organisez un événement de type conférence, le thème choisi doit impérativement viser à transmettre un savoir ou un savoir-faire en répondant à des questions que se posent vos invités. Ils doivent repartir en ayant appris quelque chose. Essayez de trouver un thème qui sorte un peu des sentiers battus afin de ne pas proposer de choisir un thème déjà vu ! 

Pour le choix de votre intervenant, optez pour une personne de votre société pour les cibles externes et une personne extérieure (plutôt connue) pour l’interne. Il existe des agences spécialisées qui pourront vous proposer des personnalités inspirées et inspirantes (conférenciers, journalistes, animateurs, célébrités, experts…).

Pour vous aider sur ces aspects  liés au thème et au format n’hésitez pas à aller puiser des renseignements supplémentaires en lisant “ Evénements d’entreprise : les différents formats?

Etape 3 : Fixer la date

Entre les vacances scolaires, les mercredis, le home office, les réunions, les ponts… il n’est pas toujours évident de réunir collaborateurs ou clients au meilleur moment. Les jeudis sont très prisés, proches de la fin de semaine… un grand nombre d’événements clients notamment se déroulent ce jour-là! … Le mardi quant à lui est moins demandé mais tout aussi intéressant. Vos invités seront certainement plus disponibles et vous aurez plus de chance de faire le plein ! Pensez-y ! 

Il faut veiller également au calendrier des grands événements qu’ils soient sportifs ou professionnels. Si vous avez besoin d’hébergement pour votre séminaire ou événement clients, n’oubliez pas de regarder s’il y a des salons importants dans la région. Il se pourrait que vos invités n’arrivent pas à trouver de chambres disponibles ou alors à des tarifs indécents !

Etape 4 : Organiser un événement : la définition du budget

Pour prévoir au mieux les coûts d’un événement et éviter les mauvaises surprises, vous devez avoir une vision très claire des coûts engendrés par votre événement. Vous pouvez vous aider d’une feuille excel par exemple pour répartir le dépenses postes par postes et faire une synthèse de tous les devis des partenaires interrogés. Il sera plus simple ensuite de comparer les différentes offres reçues et de faciliter le choix du lieu dans un second temps. 

Pour monter son budget, il ne faut pas oublier :

Vous pouvez également consulter l’article du blog : Quel budget prévoir pour son événement d’entreprise ? . Ce guide pratique très complet pourra vous accompagner pour l’organisation de tous vos événements. Vous y trouverez également des exemples de budget.

Etape 5 : La recherche et le choix du lieu, étape cruciale dans l'organisation d'un événement

Vous avez déterminé vos cibles, objectifs, votre format, le thème, votre budget, vous avez une idée du nombre d’invités présents et quel type d’événement vous allez mettre en place ! Maintenant la tâche ardue de la recherche et du choix du lieu s’offre à vous. Ce n’est pas l’étape la plus évidente car le lieu est un facteur indispensable à la réussite de votre événement… il y a donc de nombreux éléments à prendre en compte :

Dans le cahier des charges que vous enverrez aux différents lieux sélectionnés vous pouvez poser toutes les questions nécessaires… et surtout, pour être certain de ne pas se tromper une visite s’impose si vous en avez la possibilité. Vous serez rassurés de savoir où vous allez ! Et vous pourrez ainsi vous assurez que les photos sur le site internet sont conformes à la réalité (ou non) ! C’est également important de rencontrer les personnes qui seront vos interlocuteurs en amont, le Jour J et après votre événement. 

Un coup de pouce pour bien traiter votre recherche de lieu : lisez “ Comment choisir son lieu événementiel?" complété le cas échéant par “Les meilleurs lieux événementiels à Lyon ”.

Etape 6 : Organiser un événement : choisir le traiteur idéal et adapté

Pour créer un événement sur mesure, il est également indispensable de proposer des prestations de restauration à la hauteur. Dans notre article : Comment choisir le bon traiteur événementiel pour son événement d’entreprise ? nous vous expliquons comment faire le bon choix en le traiteur événementiel le mieux adapté à votre événement professionnel. Définir vos besoins, gérer le budget… nous vous expliquons comment choisir le meilleur partenaire ! Si votre recherche est localisée à Lyon, complétez votre lecture par “ Les meilleurs traiteurs pour son événement à Lyon”

Etape 7 : Planifier votre événement

Pensez à établir un rétroplanning de votre événement en définissant les tâches de chacun. Il est important d’indiquer dans votre planning le début et fin de la tâche.

Il faudra lister toutes les étapes nécessaires au bon déroulement de votre événement en prenant en compte les contraintes logistiques et techniques.

Vous pouvez faire un tableau sur excel, mais il existe également d’autres outils sur internet.

Cela va comprendre (liste non-exhaustive) :

Etape 8 : Inviter et gérer les inscriptions, étape essentielle à l'organisation d'un événement d'entreprise

Si vous souhaitez faire « salle comble », il faut informer votre public. Que cela soit pour l’interne ou l’externe le plus tôt est le mieux. Vos clients et prospects sont également sollicités par vos concurrents pour des événements similaires. Si le lieu n’est pas encore déterminé et que la date approche, vous pouvez leur envoyer un « Save the date ». Cela permet de les avertir et d’entretenir un peu la surprise/ le suspens. Dès que tous les éléments sont réunis envoyez leur l’invitation avec toutes les informations. Par email sous la forme d’une invitation électronique ou par courrier pour un événement de prestige, c’est à vous de voir en fonction de vos habitudes. N’oubliez pas de vérifier que votre base de contacts est à jour et d’indiquer une date de retour des réponses. Vous pourrez alors vous permettre, la date dépassée, de relancer ceux qui n’ont pas répondus. Généralement les traiteurs demandent de leur communiquer le nombre de présents servant de base de facturation 7 jours ouvrés avant le Jour J. Basez-vous sur cette date pour clôturer définitivement les inscriptions. Il existe également des logiciels vous permettant de gérer vos invitations, les relances… et de sortir en un clic vos listings d’invités.

Etape 9 : Le Jour J

Ça y est c’est le jour J. ! 

Prévoyez d’arriver un peu en avance pour vérifier la mise en place du lieu, des espaces de restauration, de la salle plénière, des espaces de sous-commission…. et faire un dernier point sur le déroulé de votre événement. N’oubliez pas d’installer un peu de signalétique notamment si vous partagez les lieux avec d’autres entreprises. Soyez présents et visibles… Vous pourrez également en profiter pour tester le matériel technique (les micros, le volume sonore, la vidéoprojection…). S’il y a un coordinateur ou un régisseur site sur place, n’hésitez pas à faire appel à lui durant votre journée et à l’informer si votre événement prend du retard ou de l’avance. Il saura réagir et adapter le planning avec l’ensemble des intervenants. 

N'hésitez pas à répartir les missions en vous appuyant sur les autres collaborateurs présents, déléguez !

Soignez l’accueil de vos invités (avec ou sans l’aide d’une hôtesse en fonction du nombre de convives) et jeter un coup d’œil à votre planning de temps en temps pour ne pas oublier d’étapes importantes. Vous pouvez préparer quelques goodies à remettre à vos invités ou de la documentation à leur donner au moment du départ. Faites des photos et des vidéos et si vous communiquez sur les réseaux sociaux, n’hésitez pas à taguer vos invités, leurs sociétés… 

Profitez-en également pour leur remettre un questionnaire d’évaluation à compléter avant de partir (sur papier, ou mieux en dématérialisé sur tablette ou mobile) !

Etape 10 : Evaluer… et communiquer, étapes peu connues mais essentielle dans l'organisation d'un événement d'entreprise

Evaluer

Prenez le temps de faire un debrief de votre événement et notamment en faisant le point sur les no-show ! Il faut entendre par là, les personnes qui avaient confirmées leur présence mais qui ne sont pas venues sans s’excuser. Ne les négligez pas. Vous pouvez leur envoyer les documents présentés par exemple et contactez-les en direct pour échanger avec eux ou prendre rendez-vous.

Communiquer

Et surtout n’oublier pas de remercier vos invités en leur envoyant par exemple le compte rendu des interventions ou les photos prises pendant une soirée de lancement de produits. Vous pourrez alors en profiter pour communiquer sur la prochaine édition ou le prochain rendez-vous important à ne pas manquer ! N’oubliez pas également les réseaux sociaux qui peuvent être un bon support pour communiquer plus largement…

Remercier également vos collaborateurs qu’ils aient été invités pour un afterwork ou un séminaire à forts enjeux. Profitez-en pour leur envoyer les documents présentés lors de l’événement.

Pour réussir son évènement B to B, il est donc impératif de définir sa cible et son objectif, de s’y prendre bien en amont, d’établir un rétro planning, de communiquer et d’exploiter toutes les données récoltées le jour même. Et surtout restez calme devant les imprévus…

Au Loft 4-40 nous vous accompagnons dans toutes ces étapes de l’organisation de votre événement et notre agence intégrée vous permet de vous reposer sur notre équipe. Sollicitez nous pour en parler ensemble.