1/ Définir tous les besoins de son événement afin de mieux cibler le traiteur événementiel idéal
En fonction du déroulé de votre réunion, lancement de produit, soirée clients au autre vous pouvez prévoir plusieurs moments de convivialité gastronomique et notamment :
- Petit déjeuner : Si vous réunissez vos collaborateurs le matin proposez leur un petit déjeuner à leur arrivée. Café, thé, jus de fruits et eaux accompagnés de viennoiseries faites maison feront l’unanimité,
- Les pauses (gourmandes ou non) : Prévoyez quelques douceurs pour recharger les batteries en milieu de matin et/ou d’après-midi toujours accompagnées de boissons froides et chaudes. Exit les viennoiseries mais optez pour des cookies, chouquettes, madeleines, cake… et pourquoi par des brochettes de fruits frais ou une corbeille de fruits de saison,
- Le cocktail apéritif, en fin de journée et avant le départ de vos invités : offrez une pause avec des boissons alcoolisées ou non et quelques pièces cocktail pour clôturer la journée, debriefer de la journée sur un temps plus convivial et décontracté,
- Le cocktail déjeunatoire ou dinatoire : n’hésitez pas à préciser si vos invités sont de gros mangeurs, s’ils ont des régimes alimentaires… Le bon partenaire saura s’adapter à vos contraintes et au thème de votre soirée. Boissons avec ou sans alcool, n’hésitez pas également à le préciser pour une offre sur mesure. Des envies particulières (un vin d’une région que vous aimez, de la bière locale, des jus de fruits bio…) n’hésitez pas à interroger le traiteur ou le lieu qui vous fournit la prestation…
- Le buffet debout : entre cocktail déjeunatoire et repas assis, le buffet déjeunatoire est plus convivial. Les petites pièces sont moins nombreuses laissant place à des mini plats individuels se dégustant debout !
- Repas assis : Il peut être convivial sous forme de buffet, servi à l’assiette ou encore de Gala ! En 3 ou 4 plats, avec un apéritif… Essayez d’en dire le plus possible sur vos attentes pour un menu et des prestations sur mesures… N’oubliez pas la déco !
Attention de ne pas oublier le petit verre d’accueil lors de vos événements sans pause par exemple. Vos invités vous remercieront d’attendre le début de votre réunion avec un café ou un verre d’eau.
NB : Si vous recherchez un traiteur pour les plateaux repas de vos séminaires, tournez-vous vers des prestataires dont c’est la spécialité et qui proposent régulièrement cette prestation. Tout sera inclus dans de jolies boites, livrées froides ou chaudes en fonction du menu choisi, avec le pain et les couverts ! Ils peuvent également faire des prestations de service traiteur…
2/ Avez-vous le choix avec n’importe quel traiteur événementiel ?
Tout d’abord, si votre événement se déroule en dehors de vos locaux (lieu événementiel, bateau, château…), il est important de vous assurez auprès de ce dernier que vous pouvez venir avec le traiteur de votre choix. Certains lieux événementiels ne l’acceptent pas et travaillent avec des traiteurs référencés. Demandez-leur la liste ! Si vous souhaitez coûte que coûte venir avec votre partenaire car vous avez l’habitude de travailler avec lui, demandez au lieu s’ils appliquent une redevance pour les traiteurs non référencés chez eux. Pareil pour les boissons, si vous souhaitez venir avec votre Champagne par exemple, demandez-leur s’ils prennent un droit de bouchon ! La facture peut considérablement augmenter avec ses deux éléments !
3/ Prévoir le budget pour un traiteur événementiel de qualité
Il existe des partenaires à tous les prix mais attention à la qualité qui peut, ne pas être au rendez-vous. Le meilleur ne sera pas forcément le plus onéreux… N’hésitez pas à faire plusieurs demandes (deux ou trois tout au plus). Attention il faudra vérifier que le personnel de service sur toute la durée de la prestation (attention aux heures supplémentaires qui peuvent chiffrées vite !), la livraison, la verrerie… sont inclus !
- On compte généralement 1 serveur pour 30 personnes en cocktail (hors animation) et 1 serveur pour 16 personnes pour un dîner assis,
- Pour les prestations à partir de 50 personnes, un maître d’hôtel sera présent pour garantir le bon déroulement de votre cocktail ou diner.
Le nombre de personnel de service est à ajuster en fonction du lieu de votre événement et de la mise en place souhaitée. Par exemple si l’office traiteur est éloigné de l’espace de réception ou s’il y a plusieurs niveaux. Il faut s’assurer que le personnel sera suffisant pour éviter les attentes trop longues aux buffets !
Et pour vous rendre compte de la pertinence du budget que vous allouez à cette partie, faites le rapport avec ce que vous pourriez avoir dans un restaurant classique qui offrirait à peu près les mêmes prestations !
4/ Le menu
Le partenaire devra proposer un menu correspondant à votre événement en s’adaptant à votre public, votre thème éventuel, vos envies, votre cahier des charges…
Il faudra être vigilant sur l’ensemble des prestations proposées. Assurez-vous également que le partenaire :
- s’adapte à la saison : S’il vous propose une tarte aux abricots en plein hiver vous pouvez être assurés qu’il utilise des produits congelés/surgelés,
- s’adapte aux contraintes alimentaires de vos convives (allergies, intolérances…) et vous propose des alternatives soit en adaptant le menu pour tous ou alors en proposant un plateau particulier pour ces invités-là,
- vous conseille sur les quantités. Les grammages ne sont pas les mêmes d’un traiteur à l’autre, aussi il devra vous conseiller pour adapter les quantités à vos convives :
- Cocktail apéritif : entre 3 et 12 pièces
- Cocktail déjeunatoire ou dinatoire : entre 16 et 20 pièces
- Repas assis : 3 ou 4 plats…
- Vin : Il est d’usage de proposer 1 bouteille pour 3 personnes le soir et 1 bouteille pour 4 le midi…
5/ Un traiteur responsable ?
Le petit plus qui pourrait faire pencher la balance dans le choix du traiteur pour votre événement pourrait également sa démarche Eco-Responsable. Les prestations de traiteur sont génératrices de beaucoup de déchets notamment mais pas que… Vous pouvez demander aux partenaires interrogés quels sont leurs engagements. Nous pourrions retenir plusieurs points reposant sur les 3 piliers fondamentaux de la RSE :
- Environnemental : utiliser de manière efficace et durable les ressources naturelles, gérer et valoriser les déchets (tri, recyclages, dons…), utiliser des produits frais, de saison et limiter le gaspillage alimentaire…
- Economique : mettre en place une tarification équitable, assurer la qualité de service, régler les fournisseurs dans les délais…
- Social : respect des horaires, des plannings et du droit des travailleurs (déclarer le personnel, payer les salaires dans les temps…)
Vous avez toutes les cartes en main pour choisir le traiteur de votre événement, néanmoins, le bouche à oreille ou la recommandation est également une bonne alternative pour faire votre choix. N’hésitez pas à lire également notre guide sur Les meilleurs traiteurs à Lyon. En fonction de votre type d’événement (surtout pour les plus importants) vous pouvez envisager avec le traiteur d’organiser une dégustation afin de vous faire votre propre avis, échanger avec lui sur les prestations traiteur qu’il peut proposer. Si vous confirmez la prestation, généralement ce repas test sera offert.
Si vous n’avez pas suffisamment de temps pour passer par toutes ces étapes, n’hésitez pas à faire appel aux lieux événementiels qui, comme c’est le cas du Loft4-40, proposent des offres clés en mains. Ils seront capables de vous accompagner pour planifier votre événement de A à Z en vous proposant une offre gastronomique correspondant à votre cahier des charges, vos envies, votre budget…