A - Comment choisir l’agence d’événementiel qui correspond à votre événement ou est-il possible et réaliste de s’en passer ?
1 - Lorsque l’on parle d’agence d’événementiel, de quoi parle-t-on ?
S’il s’agit d’organiser un comité de direction, un séminaire avec quelques collaborateurs d’un même service et si votre entreprise se compose de quelques dizaines de collaborateurs, il est probable que l’auto-organisation sera la meilleure solution. Mais si l’événement est plus ambitieux avec de forts enjeux, les prérequis et les étapes à mettre en œuvre sont beaucoup plus complexes. Vous n’êtes pas convaincu ? Lisez l’article “ 10 étapes de l’organisation d’un événement d’entreprise” et vous constaterez que le sujet peut être assez “dense” ! A partir d’une certaine taille d'événements, d’une complexité d’événements que vous possédiez ou non votre propre service événementiel (notamment si la taille de votre entreprise nécessite un nombre important d’événements à organiser) faire appel à l’expérience, à certains savoir-faire très spécifiques et donc à une agence spécialisée dans l’organisation, va s’imposer à vous.
Ce sera d’abord une garantie de réussite mais d’un autre côté un investissement financier largement compensée par une économie ou un gain à plusieurs niveaux :
- Le temps que vous allez économiser pour le consacrer à développer votre cœur de métier,
- Idem en termes d’énergie, mobilisez la à développer votre cœur de compétence,
- La créativité : vous ne possédez pas forcément les meilleures ressources en interne pour travailler sur des scénographies, animations, concepts issus du monde événementiel,
- En termes de sécurité et responsabilité, certains événements sont vite encadrés par des réglementation, ou normes sécuritaires pas si simples à appréhender,
- En termes de contacts et d’accès à des savoir-faire pointus comme la gestion vidéo, son, électronique, électrique, informatique, logistique, hôtelière, des personnels, les accès PMR, etc... souvent très liés à une solide expérience du métier.
Donc à la question initiale “Avez-vous ou besoin d'une agence événementielle pour organiser vos événements ? et sauf exception, la réponse va vite s’imposer à vous et vous saisirez rapidement l’intérêt à vous adjoindre les services d’une agence d’événements d’entreprises.
2 - Que pouvez-vous concrètement demander à une agence d’événementiel ?
Les occasions et les circonstances pour mettre en place un événement afin de déployer son plan de communication sont multiples : conférence de presse, lancement de produits, soirée d’entreprise, anniversaire d’entreprise, organisation de séminaires, soirée clients, team building ,etc.
A chaque fois, votre objectif est évident : garantir la meilleure expérience possible à vos interlocuteurs internes ou externes et atteindre vos objectifs en matière de communication.
Que doit vous apporter une agence événementielle ?
- Conseils et réponse aux besoins, des solutions au cahier des charges que vous lui avez soumis,
- Proposer une illustration des concepts,
- Sélectionner et assurer la gestion des fournisseurs, sous-traitants et prestataires,
- Contractualiser avec toutes les parties,
- Garantir le bon déroulement, coordinations de tous intervenants,
- Mettre en place une coordination logistique,
- Assurer le suivi et le respect du budget,
- Respecter les contextes réglementaires,
Mais aussi :
- Rédaction des dossiers techniques, repérage, étude faisabilité technique, gestion des imprévus, garantie des rétroplannings, régie son, lumières, vidéo, des idées originales ,etc.
Ajoutons à tous ces éléments objectifs et mesurables, la créativité qui va donner un supplément d’âme à votre événement, une émotion plus ou moins forte, qui au final feront adhérer consciemment ou inconsciemment les participants, clients ou collaborateurs aux objectifs que vous aurez assignés à l’événement en question.
3 - Comment travaille-t-on avec une agence d’événementiel ou comment obtenir le maximum d’une collaboration avec une agence ?
Disons le tout haut et énonçons quelques vérités après avoir collaboré avec quelques centaines d’agences d’événement et largement autant d’annonceurs :
- Une agence événementielle ne sera utile que si vous vous lui confiez un brief précis, argumenté et complet,
- Toutes les agences ne sont pas forcément compétentes pour l'événement pour lequel vous les mandatez,
- Vous pourriez être étonnés par le talent créatif de certaines agences,
- Vous pourriez être stupéfaits par l’apport positif et la contribution qu’une agence peut vous apporter dans la réussite de votre événement si vous êtes capable d’identifier celle qui convient à votre projet.
B- Comment procéder et travailler avec une agence d’événementiel ?
Tout d’abord il convient de respecter des principes de bonne gestion et de déontologie liés au métier de l’événementiel. A ce titre, on ne veut que vous conseillez fortement de consulter le site de l’EVENEMENTIEL (https://levenement.org/qu-est-ce-que-levenement/), association regroupant les agences , les annonceurs à travers des organismes comme l’AACC (Association des agences-conseil en communication), l’ADC (Association design conseil), L’événement (ex ANAé), le SCRP Syndicat du Conseil en Relations Publics (ex SYNTEC Conseil en Relations Publics), l’UDECAM (Union des entreprises de conseil et achat média) - et L’Union des marques, Vous y trouverez des conseils, des astuces des documents et des exemples d’événements réussis avec à chaque fois les descriptions et commentaires utiles.
1 - Méthodologie pour sélectionner une agence de conseil en communication événementielle :
Première étape : opérer un questionnaire type pour sélectionner (3 ou 4 agences, pas plus) afin d’organiser une interrogation d’agences concernant un projet d’événement.
- Identification de l'agence
- Contact en charge de la réponse de l'appel d'offres
- Fiche d'identité de l'agence (coordonnées, n° licence de spectacle, assurance RC Organisateur...)
- Informations financières (en CA et Marge Brute)
- Les métiers présents au sein de l'agence, traduits en effectif ou en % de masse salariale, sinon compétences externes
- La ventilation des charges
2. Les activités de l'agence d'événemetiel
- Les différentes activités pratiquées par l'agence et le poids de chacune dans le CA
- Les prestations de l'agence et si elles sont internalisées ou non
- Les références clients, les clients dans le même domaine d'activité, les distinctions obtenues
- Stratégie et image d'entreprise (participation à des consultations nationales de référencement, investissement en nouvelles technologies, stratégie de développement, les plus belles opérations menées...)
- Questions spécifiques au secteur (expériences passées, % de CA réalisé dans ledit secteur)
Deuxième étape : mettez en place un processus de consultation scrupuleux.
Pour exiger beaucoup d’une agence conseil en communication événementielle, il faut s’imposer à soi-même une interrogation complète, précise et bien documentée. Le chemin pour y arriver se décompose en plusieurs éléments :
1 - Un brief écrit indispensable
En tant qu’annonceur vous avez à construire le brief de votre événement en abordant les points suivants :
- Présentation de son entreprise : année de création / marché / positionnement / valeurs de l’annonceur / spécificités
- Présentation de ses produits : caractéristiques / positionnement / évolution du produit ou de la gamme / innovation / caractéristiques techniques et spécificités
- Présentation de son marché : en volume / en valeur
- Présentation de ses concurrents : PDM / forces / faiblesses / investissements en communication
- Stratégie de communication globale : ambition / objectif / priorité de communication et message à faire passer
- Cadre général de l’événement : date ou période pressentie / format d’événement pressenti / ton & style
- Objectifs de l’événement : objectif principal / objectifs complémentaires
- Lieu de votre événement ou localisation géographique - type de lieu (lieu atypique, hôtel, intérieur, extérieur, image, époque, style…)
- Historique des événements déjà réalisés
- Cibles de l’événement : interne/externe - captive/non captive - âge, répartition par sexe et CSP…
- Prestations attendues (la recherche du site, la proposition de concept/de la thématique, la conception et la structuration du déroulé, la conception de l’édition ou de la charte de l’événement, la mise en œuvre et gestion du « faire-venir », l’accueil des participants et la définition des flux de circulation, la définition et la mise en œuvre des moyens de production, la définition et la mise en place de la décoration/ scénographie, la définition et la mise en œuvre du « contenu » de l’événement, la proposition et la mise en œuvre des repas, cocktails..., la coordination de l’événement et la garantie du bon déroulement
- Cadre budgétaire : enveloppe budgétaire dans le cadre du brief
Une grille d'évaluation et de sélection
Afin de pouvoir exercer au plus près d’une objectivité efficace réunissant les décideurs, les chargés du projet et l’équipe qui va gérer en interne l’événement, le recours à une grille d’évaluation personnalisée peut s’avérer l’outil incontournable pour élaborer une décision et ne pas perdre trop de temps. Voici à titre d’exemple une grille d'évaluation :
Bien entendu, les paramètres de la grille de sélection doivent être choisis en fonction du contexte et de l’événement concerné.
3 - Un délai de consultation adapté à l’événement
Les délais raisonnables pour que chacune des parties dispose du temps de travail nécessaire. Nous sommes toujours très pressés mais donner un temps correct va vous garantir une qualité de réponse à la hauteur de vos attentes. A titre d’exemple, voici une grille standard qui permettra des remontées qualitatives :
4 - Le suivi et les autres étapes de la relation annonceur / agence conseil en événements d’entreprises
Une fois votre agence choisie, vous aurez à contractualiser la relation pour encadrer les objectifs de la mission, en les rappelant. Il vous faudra définir la rémunération qui peut couvrir plusieurs aspects :
- honoraires de conception
- honoraires de suivi de production
- la rémunération pour les achats réalisés pour votre compte généralement couverts par un pourcentage
Enfin , il vous faudra définir les conditions de facturation, les clauses de confidentialités éventuelles et les éventuels droits couvrant l’utilisation de supports tels que la vidéo, la photo etc...